Solicitud de Compras

Propósito

Estandarizar la forma en que cualquier área solicita la adquisición de un bien o servicio, asegurando que Compras cuente con la información necesaria para iniciar la evaluación y, si aplica, la vinculación del proveedor.

Alcance

Aplica a toda solicitud de compra de bienes o servicios que involucre a un proveedor externo, nuevo o existente.

Campos del Formato

• Solicitante y área: Nombre, cargo y área que origina la solicitud.
• Fecha de solicitud y fecha requerida: Cuándo se solicita y cuándo se necesita el bien o servicio.
• Descripción del bien o servicio: Detalle claro de lo requerido.
• Justificación: Motivo de la compra y necesidad que resuelve.
• Proveedor propuesto: Nombre del proveedor sugerido, o "por definir" si Compras debe buscar opciones.
• Presupuesto estimado y centro de costo: Valor aproximado y línea presupuestal a afectar.
• Urgencia: Normal, alta o crítica, con justificación si aplica.
• Clasificación de criticidad esperada: Si el bien/servicio implicará acceso a información, sistemas o infraestructura (ver Procedimiento de Gestión de Proveedores).
• Aprobaciones requeridas: Jefe de área y, según monto o criticidad, Comité de Compras.

Flujo de Aprobación

1. El solicitante diligencia el formato y lo envía a su jefe de área.
2. El jefe de área aprueba o rechaza la solicitud.
3. Compras recibe la solicitud aprobada y evalúa proveedores (existentes o nuevos).
4. Si el proveedor es nuevo o cambia de clasificación, se activa el Procedimiento de Gestión de Proveedores (inventario, clasificación, vinculación y validación externa).
5. Si el monto o la criticidad esperada lo requiere, la solicitud se presenta al Comité de Compras para aprobación.
6. Compras genera la orden de compra o inicia la contratación con base en la Plantilla de Contrato de Proveedores.

Monitoreo y Revisión

Compras reporta periódicamente el estado de las solicitudes pendientes y el tiempo promedio de atención. El formato y flujo se revisan anualmente o ante cambios en el proceso de compras.