Procedimiento de Gestión de Proveedores

Propósito

Definir el cómo operativo de la Política de Gestión de Proveedores: los pasos, roles y registros necesarios para inventariar, clasificar, evaluar el riesgo, vincular y validar proveedores antes y durante la relación comercial.

Alcance

Aplica a toda adquisición de bienes o servicios que implique un proveedor, contratista o tercero, gestionada por el área de Compras con apoyo de Seguridad de la Información, Legal y las áreas solicitantes.

Roles y Responsabilidades

• Compras: Mantiene el inventario, ejecuta la clasificación inicial, coordina la vinculación y la validación externa.
• Seguridad de la Información: Evalúa riesgos de seguridad y continuidad, define controles exigibles según criticidad.
• Comité de Compras: Aprueba proveedores críticos o de alto riesgo, revisa excepciones y decide sobre hallazgos de validación externa.
• Área Solicitante: Justifica la necesidad, participa en la evaluación técnica del proveedor.
• Legal: Revisa cláusulas contractuales, TyC y condiciones específicas antes de la firma.

1. Inventario de Proveedores

El área de Compras mantiene un inventario centralizado y actualizado de todos los proveedores activos, que incluye como mínimo:

• Razón social, identificación tributaria y datos de contacto.
• Bien o servicio provisto y área solicitante.
• Fecha de vinculación, vigencia del contrato y fecha de próxima revisión.
• Clasificación de criticidad vigente (ver sección 2).
• Estado de validación externa (ver sección 6).

El inventario se revisa trimestralmente y se depura ante terminaciones de contrato o cambios de alcance.

2. Criterios de Clasificación de Proveedores

Cada proveedor se clasifica según su nivel de exposición para la organización, considerando:

• Acceso a información: Si maneja, procesa o almacena información confidencial o datos personales.
• Acceso a infraestructura o sistemas: Si requiere conexión a redes, aplicaciones o instalaciones.
• Impacto en la continuidad del negocio: Si su falla interrumpe procesos críticos.
• Exclusividad: Si es proveedor único sin alternativa inmediata en el mercado.
• Exposición financiera: Volumen de compra frente al presupuesto de la categoría.

Con base en estos criterios, el proveedor se clasifica en Crítico, Alto, Medio o Bajo, nivel que determina la profundidad de la debida diligencia, la periodicidad de revisión y las cláusulas contractuales aplicables.

3. Riesgos Asociados a Proveedores

Compras y Seguridad de la Información evalúan, para cada proveedor Crítico o Alto, los siguientes riesgos:

• Seguridad de la información: Fuga, alteración o pérdida de información por accesos otorgados al proveedor.
• Continuidad del negocio: Interrupción del servicio del proveedor sin plan de contingencia propio.
• Cumplimiento legal y regulatorio: Incumplimiento de normativa aplicable (protección de datos, SARLAFT, laboral).
• Cuarta parte: Riesgo derivado de subcontratistas del proveedor sin visibilidad ni control directo.
• Reputacional: Asociación con prácticas indebidas o listas restrictivas.
• Financiero: Inestabilidad económica del proveedor que comprometa la entrega.

Los riesgos identificados se tratan conforme a la Política de Gestión de Riesgos y quedan registrados en el expediente del proveedor.

4. Comité de Compras

Sesión interna periódica (mensual, o extraordinaria cuando se requiera) donde participan Compras, Finanzas, Seguridad de la Información, el área solicitante y, para proveedores Críticos, Gerencia. El comité:

• Aprueba o rechaza la vinculación de proveedores clasificados como Críticos o Altos.
• Revisa los riesgos identificados en la sección 3 y las condiciones contractuales propuestas.
• Evalúa los resultados de la validación externa (sección 6) y decide sobre hallazgos.
• Revisa periódicamente la clasificación y el desempeño de proveedores vigentes.
• Deja acta de cada sesión como registro de trazabilidad.

5. Vinculación de Proveedores

Todo proveedor nuevo diligencia el Formato de Vinculación de Proveedores, gestionado por Compras, que recopila:

• Datos legales y societarios (RUT, cámara de comercio, composición accionaria relevante).
• Referencias comerciales y financieras.
• Información bancaria para pagos.
• Certificaciones aplicables (calidad, seguridad, continuidad) según su clasificación.
• Aceptación expresa de las Cláusulas para Proveedores y de los Términos y Condiciones para Proveedores.

El formato diligenciado es prerrequisito para iniciar la contratación y se archiva en el expediente del proveedor.

6. Validación Externa de Proveedores

Antes de la vinculación, y de forma periódica según la clasificación (anual para Críticos/Altos, cada dos años para Medios/Bajos), Compras verifica al proveedor frente a fuentes externas:

• Listas restrictivas y de control (OFAC, ONU, Interpol, listas Clinton).
• Antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales.
• Situación financiera y comportamiento crediticio.
• Existencia legal vigente ante Cámara de Comercio o equivalente.

Cualquier hallazgo adverso se escala al Comité de Compras (sección 4) antes de continuar o renovar la relación.

Documentos Relacionados

• Política de Gestión de Proveedores
• Cláusulas para Proveedores
• Términos y Condiciones para Proveedores
• Solicitud de Compras
• Plantilla de Contrato de Proveedores

Monitoreo y Revisión

Compras reporta trimestralmente al Comité el estado del inventario, clasificaciones vencidas y validaciones pendientes. El procedimiento se revisa anualmente o ante cambios regulatorios o incidentes relevantes con proveedores.