Procedimiento y Plan de Comunicación

Propósito

Establecer un proceso de comunicación interno y externo que garantice que todos los colaboradores y partes interesadas relevantes estén informados y comprometidos.

Alcance

Aplica a todos los procesos dentro de la organización.

Procedimiento

General

La organización mantiene un plan de comunicación que considera:

• Diversidad de la audiencia (género, idioma, cultura, alfabetización, discapacidad).
• Requisitos legales y normativos.
• Perspectivas de partes interesadas externas.

El plan define:

• Contenido de la comunicación.
• Audiencia objetivo (colaboradores, proveedores, socios, reguladores, etc.).
• Frecuencia.
• Canales de comunicación.

Comunicación Interna

• Dirigida a colaboradores y personal en todos los niveles.
• Incluye cambios en planes, políticas, auditorías, roles y responsabilidades, planes de emergencia, incidentes, acciones correctivas y proyectos de mejora.
• Canales: correo electrónico, reuniones, capacitación, inducción y exhibiciones.

Comunicación Externa

• Dirigida a contratistas, proveedores, subcontratistas, organismos estatutarios y otras partes interesadas.
• Incluye servicios de la organización, planes de emergencia, resultados de revisiones de gestión, incidentes y acciones correctivas, y requisitos regulatorios o contractuales.
• Canales: medios, correo electrónico y reuniones.

Respuesta y Registros

• Todas las consultas deben ser respondidas oportunamente.
• Se deben conservar registros de la comunicación relevante (digitales o escaneados) para trazabilidad.

Monitoreo y Revisión

• Revisar y actualizar periódicamente el plan de comunicación para asegurar eficacia.
• Supervisión por parte de Gerencia y equipos responsables.
• Evaluar efectividad y ajustar el plan según retroalimentación, cambios legales o necesidades de la organización.

Última modificación: 24 de noviembre de 2025